Beglaubigung, Legalisation und Apostille – was ist der Unterschied?

Viele Dokumente und Urkunden müssen beglaubigt werden, um von Behörden anerkannt zu werden. Manchmal ist aber zusätzlich auch eine Legalisation oder Apostille notwendig. Aber was ist der Unterschied zwischen einer Beglaubigung, einer Apostille und einer Legalisation? Wir erklären es Ihnen!

Eine Beglaubigung bestätigt ganz generell die Echtheit eines Dokuments oder einer Unterschrift. Es können Unterschriften beglaubigt werden, Dokumente, Urkunden, Kopien und Abschriften von Dokumenten und Urkunden, aber auch Übersetzungen. Eine beglaubigte Übersetzung bestätigt die Echtheit und Korrektheit der Übersetzung eines Dokuments zur Vorlage bei Behörden und Ämtern. Es wird nicht die Echtheit und Korrektheit des zu übersetzenden Originaldokuments bestätigt. Diese beglaubigten Übersetzungen können nur gerichtlich vereidigte Übersetzer:innen anfertigen.

Es wird außerdem noch unterschieden zwischen einer öffentlichen und einer amtlichen Beglaubigung. Öffentliche Beglaubigungen können nur von Notarinnen und Notaren ausgestellt werden. Dies ist zum Beispiel notwendig bei Einträgen ins Grundbuch, Erbschaftsunterlagen, Vollmachten, etc. Amtliche Beglaubigungen können hingegen von Behörden ausgestellt werden für z. B. folgende Dokumente: Zeugnisse, Ausweisdokumente, Promotionsurkunden, etc.

Die “Haager Apostille”, kurz Apostille, ist eine Form der Beglaubigung im internationalen Urkundenverkehr. Sie wird von Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens verwendet. Diese löste die Legalisation für einige Staaten ab und vereinfacht heute den Urkundenverkehr zwischen diesen Staaten. Die Apostille bestätigt ähnlich wie eine Beglaubigung die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde. Eine Apostille wird also für Urkunden benötigt, die ausländischen Behörden vorgelegt werden, beispielsweise bei einer Auswanderung. Die Apostille bestätigt dem jeweiligen Land, dass die Urkunde echt ist.  

Innerhalb der EU ist die Apostille für Personenstandsurkunden, wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, durch eine Verordnung der Europäischen Union nicht mehr notwendig. Hier wurde vereinbart, dass ein mehrsprachiges Formular, das die notwendigen Informationen abfragt, zur Vorlage bei Behörden ausreicht. Für Ausweisdokumente, wie Reisepass oder Personalausweis, bedarf es ganz allgemein keiner Apostille mehr für die Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens.  

Ausgestellt werden darf eine Apostille von dazu bestimmten inländischen (deutschen) Behörden. Dies unterscheidet die Legalisation auch entscheidend von der Apostille, denn die Legalisation darf nur von Konsulaten und Botschaften des jeweiligen Landes ausgestellt werden, in dem das Dokument vorgelegt wird.

Hinweis: Es gibt einige Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, deren Beitritt Deutschland aber nicht anerkennt. Dazu gehören beispielsweise Indien, Marokko, Tunesien, die Dominikanische Republik, etc. Für diese Staaten ist immer noch eine Legalisation notwendig.

Ja, sowohl das Dokument selbst als auch die Apostille müssen in die jeweilige Landessprache übersetzt werden, in dem das Dokument vorgelegt werden soll.